Kerítésen innen
10 számlázási hiba, amit már nem követhetsz el!
A Billingo szakértői összegyűjtötték a 10 leggyakoribb hibát, amelyekkel egy kis odafigyeléssel soha nem kell majd szembesülnöd.
Nem megfelelő a számla kelte és a teljesítés napja
Időszakos elszámolás vagy folyamatos teljesítés esetén a számla kelte és a teljesítés időpontja eltérő lehet. Ebben az esetben a teljesítés időpontja az a nap, amikor az ügylet teljesült, pl. tárgyhó utolsó napja. A számla kelte viszont mindig a számla kiállításának napja. Elhagyható ugyanakkor a teljesítési nap a számláról, ha a teljesítés és a számla kiállításának napja megegyezik. Fontos adat ez a számlán, ugyanis az áfalevonási jog mindig a teljesítés időpontjára vonatkozik.
Nem stimmel a fizetési határidő
A fizetési határidőt minden esetben a felek közti szerződés határozza meg. Ez akár ügyfelenként is eltérő lehet. A rosszul feltüntetett fizetési határidő miatt viszont a vevő jogosan utasíthatja el a számlát, azt le kell stornózni és újra kiállítani a helyes fizetési határidővel. Ez pedig akár hetekkel tolhatja el a számla teljesítését.
Rosszul vannak beállítva a kerekítések
Az 1 és 2 forintosok kivonása és a 27%-os áfa miatt gyakori hiba, hogy a számlák kerekítései nem stimmelnek. Fontos tudni, hogy a készpénzes fizetésre érvényes kerekítési szabályok átutalás és bankkártyás fizetési esetén is érvényesíthetők, erről viszont a vevőt előre tájékoztatni kell. Nettó alapú számlázás esetén mindenképpen érdemes beállítani a kerekítési szabályokat, mert az 27%-os áfa miatt gyakran nem egész szám szerepel majd a számla végösszegeként, filléreket pedig nem lehet utalni.
Nem stimmel az áfa mértéke
Több számlatömb váltott használata vagy előre nem rögzített áfa esetén fordulhat elő, hogy a számla nem megfelelő áfatartalommal kerül kiállításra. Ezt utólag már nem lehet korrigálni, a szoftver sem fogja jelezni a hibát. Ellenőrzéskor, a vevőhöz kerülésekor derül rá fény, vagy a könyvelő hívja fel rá a figyelmet. A számla viszont mindenképpen stornózásra kerül, és újat kell helyette kiállítani.
Hiányzik a vevő e-mail címe
E-számlázás esetén van jelentősége, hogy a vevő adatainál megadjuk az e-mail címet is, így a kiküldés pillanatában garantáltan célba is ér a számla.
“A Billingo automatikus értesítést küld, ha hiányzik a vevő e-mail címe, így nem történhet meg, hogy az e-számla kiküldés nélkül kerül rögzítésre. A rendszeren keresztül küldött számlák státusza is bármikor ellenőrizhető, így napokon belül kiderül, ha a számlánkat valami miatt mégsem kapták meg, így egy gombnyomással újraküldhető.”
– árulta el Sárospataki Albert a Billingo ügyvezetője.
Hibásan szerepel a vevő neve, címe vagy adószáma
Manuális számlázás esetén gyakori hiba, hogy a vevő neve, címe vagy adószáma hibásan szerepel a számlán. Sajnos ebben az esetben is visszaküldheti a vevő a számlát és azt újra ki kell állítani.
“A Billingóban ezt úgy oldottuk meg, hogy a vevő nevének első néhány karaktere után a rendszer automatikusan felajánlja a hasonló nevű cégeket a nyilvános és aktuális Opten adatbázisból. Ezt kiválasztva nem kell az adatokat tovább tölteni, a rendszer áthúzza azokat. Ezek az adatok garantáltan helyesek, nem lehet elírás.”
Az adószám pontossága a kötelező NAV beküldés miatt is lényeges, hiszen a 100 000 Ft vagy annál magasabb áfatartalmú számlákat a jogszabálynak megfelelően azonnal továbbítja is a rendszer az adóhatóság részére. Ennek az adatnak mindenképpen passzolnia kell.
Devizás számláról hiányzik a Swift kód és/vagy az IBAN szám
A Swift kód és az IBAN szám a külföldi vevők számára lényeges információ, ezek nélkül nem tudják átutalni a számla végösszegét. Hiányában ki tudjuk ugyan állítani a számlát, a teljesítés viszont az adatok megadásáig biztosan csúszni fog.
Devizás számla esetén nem megfelelő a számla nyelve
A NAV az ellenőrzéseket magyar nyelven folytatja le, ezért a legjobb megoldás, ha devizás számlázás esetén kétnyelvű számlát állítasz ki. A vevő nyelvén kiállított számla esetén egy esetleges ellenőrzés során kérhetik a hiteles magyar fordítást. Viszont az angol, német és francia nyelven kiállított számlák esetén erre nincs szükség. Azok idegen nyelven is kiállíthatók.
Hiányzik a Kisadózó megjegyzés és a nyilvántartási szám
Katás vállalkozások esetén kötelező feltüntetni a számlán a Kisadózó feliratot és a vállalkozás nyilvántartási számát is. Lehagyása mulasztási bírságot von maga után.
Nincs vagy hibás a mennyiségi egység
A számla minden egyes tételénél szerepeltetni kell az adott tétel mennyiségi egységét, ennek lehagyása félreértésekre adhat okot, és a számla újból kiállítását eredményezheti.
Szerző
